PROMPT Schließfachverwaltung

Verwalten und Abrechnen der Schließfächer

Mit PROMPT Schließfachverwaltung haben Sie jederzeit den institutsweiten Überblick über vergebene und freie Schließfächer sowie deren Inhaber und Bevollmächtigte.
Die Möglichkeiten umfassen das Anlegen der Schließfächer mit flexibler Größenmatrix und Bezeichnung sowie deren Vergabe, die Kostenübersicht und optionaler Rechnungs- und Vertragserstellung sowie Abrechnung und Verbuchung (DTA).

Vorteile und Merkmale

• Transparenz bzgl aller freien und vergebenen Schließfächer
• Überblick über alle wichtigen Zusatzinformationen wie z.B. eingeräumte Sonderkonditionen, Zusatzversicherung und Bevollmächtigte Personen
• Flexible Definition der Schließfächer mit variabler Größenmatrix und freier Bezeichnung
• Doppelbelegungen werden vermieden durch Anzeige der freien und vergebenen Schließfächer
• Freiwerdende Schließfächer sowie der Verfügbarkeitstermin können erkannt werden
• Nachvollziehbarkeit durch Abbildung der Belegungshistorie
• Revisionssicherheit durch Protokollierung von Änderungen und Korrekturen im Vergabedokument
• Integrierter Ausdruck von beliebigen Formularen (z.B. Schließfachvertrag, Bevollmächtigung) inkl. automatischer Befüllung mit PROMPT Formularwesen
• Einfache Rechnungsstellung mit PROMPT Korrespondenz
• Schnelle Erstellung von Schriftverkehr mit dem Schließfachinhaber und Bevollmächtigten
• Automatischer Einzug der Gebühren mit PROMPT DTA

Workflows/Prozesse/Automatismen

• Belegung und Freigabe von Schließfächern

Schnittstellen

• Übernahme von Unternehmens-, Abteilungs- und Mitarbeiterdaten aus der zentralen Datenbank PROMPT Notes-IKESA bzw. aus dem öffentlichen Namens- und Adressbuch von Lotus Notes
• Adressübernahme aus PROMPT Korrespondenz, PROMPT Betriebs-ORGA, PROMPT Geschäftsprozesse sowie aus beliebigen weiteren Notes-Datenbanken bzw. direkter Zugriff auf aktuelle agree® BAP-Adressdaten aus PROMPT BRP Data Warehouse
• Auswertungsansicht zum Export der relevanten Daten im CSV-Format
• PROMPT EXCEL
  - Erzeugen von tabellarischen und grafischen Auswertungen direkt aus der Datenbank
• PROMPT DTA
  -Erzeugung der Datenträgeraustauschsätze zur Verbuchung in agree® BAP
• PROMPT Korrespondenz
  - Übernahme der Adressdaten
  - Erstellung von Schriftverkehr sowie Rechnungen/Gutschriften
• PROMPT Formularwesen
  - Erstellung, automatische Befüllung und Druck des Vertragsformulares im PDF-Format mit den Instituts-, Kunden- und Schließfachdaten
• PROMPT Wiedervorlagen
  - Zentrale Übersicht aller in beliebigen Lotus Notes Datenbanken (inkl. Lotus Notes Kalender) vorhandenen Wiedervorlagen
• PROMPT BRP
  - Übernahme der Adressdaten
  - Aufruf der Datenbank und Anzeige der jeweiligen Ansichten und Dokumente im Modul Infobroker

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