PROMPT Sitzungsprotokolle

Erstellen, Publizieren und Archivieren von Sitzungsprotokollen

Dokumentieren Sie Besprechungen in der Lotus Notes-Lösung PROMPT Sitzungsprotokolle. Damit stehen Protokolle sofort den Kommunikationskreisen zur Verfügung.
Termine und Inhalte der rechtlich verbindlichen Steuerungskreise wie Kreditrisiko und Gesamtbanksteuerung sind damit belegt.

Vorteile

• Alle Sitzungsprotokolle werden in der Datenbank abgelegt und sind damit leicht auffindbar. Das sorgt für Transparenz in der Vielzahl der Besprechungen.
• Unternehmensweit ist eine einheitliche und klare Struktur der Sitzungsprotokolle sichergestellt.
• Sofortige Verfügbarkeit der Besprechungsinhalte und -ergebnisse für alle berechtigten Mitarbeiter.
• Gezielte und zuverlässige Information des relevanten Empfängerkreises - keiner wird versehentlich vergessen.
• Optional kann eine Bestätigung der Kenntnisnahme der Besprechungsinhalte vom Leser angefordert werden. Eingehende Lesebestätigungen werden protokolliert, ausstehende Lesebestätigungen werden überwacht.
• Textbausteine beschleunigen die Erstellung der Protokolle. Komplette Musterprotokolle als Textbaustein erleichtern den Schriftführern die Aufgabe.

Merkmale

• Dynamische Verwaltung der Kommunikationskreise und Verteiler.
• Protokolle sind nur für Berechtigte einsehbar.
• Revisionssichere Historisierung der Dokumente.
• Protokollierung von Korrekturen, die von autorisierten Benutzern vorgenommenen werden.
• Textbausteine für Formulierungen bis hin zu vollständigen Musterprotokollen.

Workflows

• Konfigurierbare Freigabe von Protokollen:
  • keine explizite Freigabe,
    das Dokument steht sofort zur Verfügung.
  • einfache Freigabe,
    das Dokument steht erst nach Freigabe durch den Ersteller zur Verfügung.
  • Freigabe mit Workflow,
    das Dokument steht erst nach Gegenzeichnung durch eine weitere Person zur Verfügung.
• Lesebestätigung durch bewusste Quittierung der Kenntnisnahme des Inhaltes durch den Empfänger. Versehentliches Öffnen führt nicht zu einer Lesebestätigung.
• Anforderung und Überwachung der Lesebestätigung wird revisionssicher dokumentiert. 

Schnittstellen

• Falls Datenbank PROMPT Betriebs-ORGA vorhanden, Zugriff auf die dort definierten Kommunikationskreise.

Informationen

  Produktinfo PROMPT Sitzungsprotokolle (Deutsch, 75k)

Demo anfordern...