PROMPT Betriebs-ORGA
Transparente Darstellung der Aufbauorganisation und des Soll-Konzeptes für Rechte und Kompetenzen
PROMPT Betriebs-ORGA ist eine Lösung zur Dokumentation der Aufbauorganisation und Kompetenzvergabe im Unternehmen. Die Datenbank dient als zentrales Informationsmedium für alle Mitarbeiter und zur revisionsgerechten Dokumentation der Kompetenzvergabe.
Ein lückenloser Workflow für die Kompetenzverwaltung von der Beantragung über die Genehmigung bis zur technischen Umsetzung ist integriert.
Erweiterter Funktionsbereich durch Kombination mit PROMPT Rechte PLUS
Im Hinblick auf die Anforderungen gemäß MaRisk und den IT-Prüfungsschwerpunkt "Vergabe der Kompetenzen und Rechte" haben wir in Zusammenarbeit mit einigen Banken eine Schnittstelle zu unserer bewährten Datenbank PROMPT Rechte PLUS geschaffen.
Mit der Neukonzeption in Kombination der beiden Datenbanken bieten wir eine effiziente und kostengünstige Lösung, die Sie beim Aufbau und der Dokumentation des Soll-Konzeptes unterstützt.
In Verbindung mit PROMPT Rechte PLUS, wo der Ist-Zustand dokumentiert ist, kann nun ein automatischer Soll/Ist-Abgleich der Kompetenzvergaben mit den eingestellten Rechten erfolgen.
Kompetenzmustern für alle Organisationseinheiten können rationell erstellt und überprüft werden.
Auch eine Funktion zur Rezertifizierung der Rechte und Kompetenzen entsprechend der Anforderungen nach MaRisk ist in der Datenbank realisiert.
Damit kommen Sie dem Ziel einer Systematisierung und Straffung der Kompetenzen/Rechte ein gutes Stück näher.
Vorteile
- in der Praxis von der externen Revision als vorbildlich angesehenes und anerkanntes Kompetenzbeantragungs- und Genehmigungsverfahren
- optimale Unterstützung beim Aufbau des Soll-Konzeptes - in Kombination mit PROMPT Rechte PLUS
- rationelle Rezertifizierung der vergebenen Rechte und Kompetenzen
- übersichtliche grafische Darstellung der Organisationsstruktur als Organigramm
- schneller Überblick durch die hierarchische Darstellung der Stellen
- Stellvertretungspläne und Kompetenzverteilung geben überschaubar, aktuell und zuverlässig Auskunft
- flexible und effiziente Vergabe der Kompetenzen in Form eines Rollenkonzeptes auf Stellenebene statt personenbezogener Einzelvergabe pro Mitarbeiter
- aktuelle Standardkompetenzprofile der Genossenschaftsbanken sind als Zusatzmodul erhältlich
- Nachvollziehbarkeit durch revisionssichere Protokollierung der Kompetenzbeantragung, Genehmigung und technischen Umsetzung
- rascher Soll-/Ist-Vergleich - bei kombiniertem Einsatz mit PROMPT Rechte PLUS
Merkmale
- Darstellung der Gegebenheiten und Struktur Ihres Unternehmens:
- Organe und Ausschüsse (z. B. Vorstand, Aufsichtsrat, Vertreterversammlung)
- Stellen mit Stellenbeschreibungen
- Kompetenzen mit Beschreibungen
- Kommunikationskreise (z. B. Führungskreis, Gesamtbanksteuerung, Betriebsrat)
- Unternehmensziele und -leitlinien
- Kompetenzanträge sowohl als Einzelantrag für den einzelnen MA als auch als Gruppenantrag für mehrere MA gleichzeitig
- Erstellung von Kompetenzmustern
- einstellbare Freigabemechanismen für die Kompetenzgenehmigungen:
- Keine Freigabe (der Antrag kann ohne Genehmigung sofort umgesetzt werden)
- Einfache Freigabe (der Antrag kann erst nach Genehmigung umgesetzt werden)
- Freigabe mit Workflow (die Genehmigung kann nicht durch den Antragsteller erfolgen, 4-Augen-Prinzip)
- Infomail an den Mitarbeiter nach der technischen Umsetzung der Kompetenzen
- Versionsführung (lückenlose Aufbewahrung aller freigegebenen Versionen von Dokumenten)
Workflow
- Kompetenzbeantragung - Genehmigung - Umsetzung
- Freigabemechanismus für Dokumente zur Aufbauorganisation
Zusatzmodule
- Standardkompetenzprofile der Genossenschaftsbanken
Schnittstellen
- PROMPT Rechte PLUS - ideale Kombination in Hinblick auf die Anforderungen zur Rechtevergabe gemäß MaRisk
- PROMPT Sitzungsprotokolle - Kommunikationskreise als Verteiler
- PROMPT Korrespondenz - Organe und Ausschüsse als Adressquellen
- Übernahme von Informationen aus beliebigen Lotus Notes-Datenbanken mit Mitarbeiterdaten
- Exportschnittstelle zu Microsoft Visio® - Erstellung eines Gesamtorganigramms
Testate
- in der Prüfungsfeststellung der IT-Systemprüfung einer großen Genossenschaftsbank als vorbildlich bewertet
- Testat einer deutschen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
- von FIDUCIA IT AG zertifiziert und für den Bankenarbeitsplatz freigegeben (Bestätigung der FIDUCIA IT AG)