PROMPT Notes-IKESA

Zentrale Notes-Datenverwaltung

Diese Datenbank enthält sämtliche Informationen und Einstellungen, die in den anderen PROMPT-Datenbanken zum Arbeiten benötigt werden. Hier werden Unternehmens-, Abteilungs- und Mitarbeiterinformationen verwaltet.

Lotus Notes-Datenbank PROMPT NIKESA

Abteilungs- und Geschäftsstelleninformation

  • Namenslisten z.B. nach Benutzernamen und -nummern
  • Telefonlisten
  • Öffnungszeiten
  • ...

Mitarbeiterinformationen

  • Namenslisten
  • Geburtstagslisten
  • Telefonlisten
  • Übersichten nach Profit Center, Ausbildungs- und Beschäftigungsstatus
  • ...

Diese Datenbank kann von der Personalabteilung zum Speichern und Verteilen von Mitarbeiterinformation verwendet werden. Sie dient als Setup-Datenbank für die anderen PROMPT-Datenbanken.

Einfache Pflege

mit den folgenden Techniken haben wir den Pflegeaufwand für diese Datenbank minimiert:

Hierarchische Verwaltung:

Die Abteilungsdokumente übernehmen Daten automatisch aus der Zentrale. Mitarbeiterdokumente wiederum übernehmen die Daten der Abteilung. So müssen nur die Ausnahmen gepflegt werden:

  • wird nur die Adresse der Zentrale erfasst, so haben alle Abteilungen und Mitarbeiter automatisch diese Adresse
  • werden die Adressen der Abteilungen erfasst, die nicht in der Zentrale untergebracht sind, so müssen in der Regel keine Mitarbeiteradressen eingegeben werden
  • ändert sich die Adresse einer Abteilung, so werden die Adressen der zugeordneten Mitarbeiter automatisch mit verändert

Datenübernahme:

Um Doppelerfassung zu vermeiden, kann diese Datenbank ihre Daten aus dem Namens- & Adressbuch bzw. aus der Admin-DB automatisch übernehmen. Sie verwalten Ihre Mitarbeiter also weiter im Namens- & Adressbuch und die Datenbank PROMPT Notes-IKESA übernimmt die Änderungen automatisch.

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