PROMPT Notes-IKESA
Zentrale Notes-Datenverwaltung
Diese Datenbank enthält sämtliche Informationen und Einstellungen, die in den anderen PROMPT-Datenbanken zum Arbeiten benötigt werden. Hier werden Unternehmens-, Abteilungs- und Mitarbeiterinformationen verwaltet.
Abteilungs- und Geschäftsstelleninformation
- Namenslisten z.B. nach Benutzernamen und -nummern
- Telefonlisten
- Öffnungszeiten
- ...
Mitarbeiterinformationen
- Namenslisten
- Geburtstagslisten
- Telefonlisten
- Übersichten nach Profit Center, Ausbildungs- und Beschäftigungsstatus
- ...
Diese Datenbank kann von der Personalabteilung zum Speichern und Verteilen von Mitarbeiterinformation verwendet werden. Sie dient als Setup-Datenbank für die anderen PROMPT-Datenbanken.
Einfache Pflege
mit den folgenden Techniken haben wir den Pflegeaufwand für diese Datenbank minimiert:
Hierarchische Verwaltung:
Die Abteilungsdokumente übernehmen Daten automatisch aus der Zentrale. Mitarbeiterdokumente wiederum übernehmen die Daten der Abteilung. So müssen nur die Ausnahmen gepflegt werden:
- wird nur die Adresse der Zentrale erfasst, so haben alle Abteilungen und Mitarbeiter automatisch diese Adresse
- werden die Adressen der Abteilungen erfasst, die nicht in der Zentrale untergebracht sind, so müssen in der Regel keine Mitarbeiteradressen eingegeben werden
- ändert sich die Adresse einer Abteilung, so werden die Adressen der zugeordneten Mitarbeiter automatisch mit verändert
Datenübernahme:
Um Doppelerfassung zu vermeiden, kann diese Datenbank ihre Daten aus dem Namens- & Adressbuch bzw. aus der Admin-DB automatisch übernehmen. Sie verwalten Ihre Mitarbeiter also weiter im Namens- & Adressbuch und die Datenbank PROMPT Notes-IKESA übernimmt die Änderungen automatisch.