PROMPT Sitzungsprotokolle

Erstellen, Publizieren und Archivieren von Sitzungsprotokollen

Reduzieren Sie einfach und effektiv den Aufwand für Protokollierung, Dokumentation und Verteilung der Ergebnisse Ihrer Geschäftsbesprechungen.

Mit PROMPT Sitzungsprotokolle dokumentieren Sie Besprechungen rasch und übersichtlich und stellen die Protokolle zeitnah den jeweiligen Kommunikationskreisen zur Verfügung.

PROMPT Sitzungsprotokolle erlaubt sogar die unmittelbare Einstellung und Nachverfolgung von Umsetzungsaufgaben aufgrund der Sitzungsergebnisse.

IBM Notes-Anwendung PROMPT Sitzungsprotokolle

Vorteile

  • revisionssichere Belegung von Ablauf und Inhalt der rechtlich verbindlichen Steuerungskreise wie Kreditrisiko und Gesamtbanksteuerung
  • Sicherstellung einer unternehmensweit einheitlichen und klaren Struktur der Protokolle
  • zügige Verfügbarkeit der Besprechungsinhalte und Sitzungsergebnisse für alle berechtigten Mitarbeiter
  • Unterstützung bei der Umsetzung der Ergebnisse durch Erstellung von Aufgaben und Wiedervorlagen
  • Sicherung der Vertraulichkeit durch Festlegung von Leserechten
  • Transparenz und Übersicht durch systematische Ablage der Sitzungsprotokolle
  • gezielte und zuverlässige Information des relevanten Empfängerkreises - keiner wird versehentlich vergessen
  • Dokumentation der Kenntnisnahme durch optionale Anforderung von Lesebestätigungen

Merkmale

  • individuell einstellbare Textbausteine bis hin zu Musterprotokollen unterstützen die Arbeit der Schriftführer
  • Übernahme der Kommunikationskreise aus PROMPT Betriebs-ORGA
  • dynamische Verwaltung der Kommunikationskreise und Verteiler
  • automatische Archivierung der Dokumente
  • Lesebestätigung durch bewusste Quittierung der Kenntnisnahme - versehentliches Öffnen führt nicht zu einer Lesebestätigung
  • revisionsgerechte Protokollierung aller Bearbeitungsschritte
  • Konfiguration von Freigabemechanismen und Workflows

Workflows

  • konfigurierbare Freigabe von Protokollen:
    • keine explizite Freigabe - das Dokument steht sofort zur Verfügung
    • einfache Freigabe - das Dokument steht erst nach Freigabe durch den Ersteller zur Verfügung
    • Freigabe mit Workflow - das Dokument steht erst nach Gegenzeichnung durch eine weitere Person zur Verfügung
  • Anforderung und Überwachung der Lesebestätigung wird revisionssicher dokumentiert 

Schnittstellen

Produktinformation PROMPT Sitzungsprotokolle

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